たった3時間のエクセル・マクロ講座で世界が変わった話

マクロマン

ある人は言う

「世の中には2種類の人間しかいない・・・・

それは・・・

 マクロを使える人間かマクロを使えない人間かの2種類だ」

「絶対に挫折しないExcelマクロ講座を受講した結果!!??

こんにちは、車両輸出代行センターの山本です。

 先日、「創作エクセル工房 素牛庵」を運営する、吉井大先生の少人数セミナーを受講してみた結果、

私の頭の中で起こったとんでもない事について、ご報告します。

 

 私の仕事は、主に車の買取と買い取りした車の輸出です。

ここ最近、仕事が多忙化し、書類作成に割かれる時間に追われる日々が続いておりました。

 

 「そろそろ、事務員を一人増やそうかな・・・」 

 「いや、その前に、顧客や、書類関係の作成システムを導入する方が先・・・」

 

とぼんやり考えていた時、たまたま、吉井先生のブログで

 「絶対に挫折しないマクロ口座」の案内を見つけました。

 

先生自身も、初めて実施する講座との事で、少人数で、なおかつ初回限定のスペシャル金額で実施するとの事、

 

 「まあ、この金額なら、最悪役に立たなくても、試しに受けてみようか・・」

となんの迷いもなく、全3時間分の講座の申し込みをしました。

 

  そして、この3時間の講座を受けた結果・・・

 

私は、晴れてマクロマンに変身する事になりました。

これまでの無駄な作業と、その作業に費やした総時間数とは・・・

これまで、弊社の業務の中で、一番無駄な時間を費やしていたのが、

 買取で成約した場合の書類作成業務です。

具体的には、一つの車の買取が決まった場合、次の書類を作成しなければいけません。

  • 売買契約書
  • 委任状
  • 譲渡証
  • 書類送付状
  • 必要書類の一覧

これらの書類は、その車ごとに、車体番号や、車の登録番号、車の年式や型式等々の詳細を入れなければならず、

これまでは、一枚一枚印刷し、

 それぞれの用紙に、車の詳細情報を手書きで書き込みしていました。

 

集中して、作業しても、これらを作成するのに、1台分の書類を準備するのに、約1時間を費やしていたのです。

さらに、成約した車に関しては、後日

  • 古物台帳に買取した車両と顧客の情報を記録する
  • 名義変更後のコピーの発送のための宛名書き

という作業ももれなくついてきます。

そのたびに、車体番号、その他の情報や、お客様の住所を、ファイルから取り出して、入力、封筒に印刷などの作業を手作業で行っていました。

 この作業も、1台分で30分程度かけてやっておりました。

つまり、1台分トータルで、雑用時間が1時間半かかっていたのです。

 

 もし、このような、雑務を全て自動でできるような、有料ソフトやシステムが売っていれば、

10万円程度ならば、迷わず即買いしていた事でしょう。

 

 でも、そのような汎用のシステムが売っているわけもありません。

 

「また、このようなシステムを作ってもらおうか・・・」

とも考えましたが、

「誰に頼めばいいのかわからない。・・・いくらするのかわからない・・・自分の作りたいものがちゃんと伝わるのかわからない・・・」

 と考えればきりがなく、

 

結局、手間と暇をかけて、アナログな作業をし続けていました。

 そうして、このアナログな作業でこなした、事務作業の数は

成約した車の台数で、延べ数百台分。

 

 少なく見積もって、300台としましょう。

 

300台×1.5時間=450時間

 

 仮に私の時給が1000円だとすると・・・

すでに、この作業に45万円を費やした計算になります。

3時間のエクセル講座を受けた、驚きの結果・・・

では、今回の講座を受けて、回を重ねるについて、実際に私がどのように変化していったのか、紹介します。

講座1回目 

内容

  1. マクロとは
  2. マクロを使うための準備
  3. マクロの自動記録の方法と記録されたマクロの実行
  4. 自動記録されたマクロの解説
  5. 変数について

実は、今回は(私にとっては)ウルトララッキーな事に、他の参加者がキャンセルしたため、個人レッスンになったのです。

 そのため、雑談をしながら、和気あいあいと進める事ができました。

なので、一時間みっちりというわけでもなく、わかる部分はサクサク飛ばしていき。

 

 恐らく、実質30分程度で、一回目の講座内容は終了していました。

私にとって、最も重要だったのは、

③マクロの自動記録の方法とマクロの実行

④自動記録されたマクロの解説

でした。

 この二つの解説を10分程度聞いただけで、

  1. マクロの仕組み
  2. マクロの作り方(構文の仕組み)
  3. マクロでできそうな事

が大体イメージできるようになりました。

 恐らく、この3つが、多くの人々が独学でやろうとして、挫折する部分なのだと思います。

私自身、過去に書籍を読んで独学しようた事がありましたが、

 「マクロを難しいもの」

と勘違いしていて、パラパラとページをめくった段階で、挫折した経験があります。

 

 しかし、今回、私はこのたった10分の説明で

「絶対俺でも使える!!」

 

 と確信を持ちました。

さらに、この瞬間にはすでに、

私が”どうにかして手に入れたい”と思っていた成約システムは、簡単に自分で作れるという確信を持つことが出来ました。

 講座が終わった次の日、

ワクワクした気持ちで、エクセルを開き、

早速、成約システムのマクロを作り始めました。

 

 マクロの作り方はすでにわかっていたので、命令文をグーグル検索で見つけてきて、

ほんの2時間程度で、成約システムの8割方は完成してしまいました。

具体的はこの時点で

 入力シートに車と顧客情報を入力すると自動的に

  • 売買契約書
  • 譲渡証
  • 委任状
  • 書類送付状
  • 必要書類の一覧

の全ての文書がワンタッチで印刷までできる仕組みが出来上がったのです。

 入力にかかる時間は、約1分

つまり、これまで1時間かけて行っていた作業が、たったの1分で完了したのです。

 まさに産業革命でした。

これが私がマクロを学んで一日目に起こった事でした。

講座2回目

講座内容

  1. 変数について
  2. 演算子・比較演算子について
  3. 繰り返し処理
  4. 条件分岐(IF文について)
  5. 入力補助(メッセージボックス、インプットボックス)
  6. 入力したデータを、どんどん追加記録するマクロ

 

1から5までの内容は、概要を

「こういう事もできるんだな」程度で流していただきました。

 

このあたりは、さすがに一回の講座でマスターする事は難しいでしょうし、

逆にこれを全てマスターしていれば、大抵の仕組みは作れるようになると思います。

 

私個人の成果としては、

 「必要になったら、ググった記事を理解する事はできそうだ」

という自信は持てるようになりました。でもこれで十分だと思います。

 

 独学でやれば、数十時間かかっていたであろう、内容が、たった一時間で頭に入ったわけですから、これでもすごい成果だと思います。

 2回目の講座で、私にとって最も重要だったのが、

⑥の入力したデータを、どんどん追加記録するマクロ

 を知った事です。

 

本来5までの講座が二日目の予定でしたが、時間が余っていたので、少し雑談しているなかで、

吉井先生が「こんな事もできるよ」

とさささっとマクロを書いた事がきっかけです。

 

 これがヒントになり、

「古物台帳にも、自動記録が可能なのでは??」

という、次の目標が生まれました。

 

 そして、

その次の日、

 早速、その古物台帳への記録用マクロの作成に取り掛かりました。

 

先生が、さささっと書いたマクロを応用し、古物台帳自動記録を試みてみましたが、

結果的に言えば、私の作ったマクロはうまく動きませんでした。

 

ここまで行けば、どうしても、全ての仕組みを完成させたい!!

 という欲が出てきました。

 

というわけで、3回目の最終講座の前に、先生に私が作った顧客管理システムのファイルを送って、

事前にどこをどう直せば完成するのかを確認してもらいました。

講座3回目

講座内容

  • 弊社の顧客管理システムの完成 

2回目の講座までに、すでに今回の講座の予定を終えていましたので、

3回目は、私が作成した顧客管理システムを完成させるための一時間にしていただきました。

 

 とはいえ、事前に先生に送ったファイルを、すでに先生が修正してくれていて、

すでに、講座前にはすでにファイルは完成していました。

 

 ただ、自分の作ったファイルの問題はどこにあったのか?そのあたりを理解していないと、

今後、同様の仕組みを自分で作ろうと思ったときに、困ります。

 

 そこで、それを3回目の講座を使って説明をしてもらったという流れです。

主には、古物台帳の自動記録の仕組みの説明だったのですが、

 私が2回目終了時点で作ったマクロも、大筋間違っていなかったようです。

 

ほんの少しの修正を加えて、この仕組みは完成しました。

 これまで一台あたり1時間半かけていた、作業がたった1分でできるようになる夢のシステムの完成です。

全3回のマクロ講座を受けて・・・

本講座を受ける前までは、

 まさか、自分の思い描いていた、システムが完成する事など夢にも思っていませんでした。

 

当初の目標は

「マクロのおおよその仕組みを理解した上で、本で独学し、その後(数カ月後には)成約システムができればいいな~」 

程度のものでした。

 

 しかし、いざ終わってみると、

成約システムが完成するどころか、当初全く、頭になかった、

古物台帳の自動記録まで完成するなんて・・・・

 

 久々に、体の芯から、ぞくぞくするような喜びを感じた瞬間でした。

それでは(くどいようですが)今回私が、たった数千円・たった3時間の講座で得たものの全てをリストアップしたいと思います。

マクロ講座を受けて得たもの① 価値20万円相当の顧客情報処理システム

マクロを使える人にとっては、ごくごく簡単なシステムではありますが、

私にとっては、価格で言えば、20万円以上の価値を感じているシステムが完成しました。もし、外注で20万円で作ってくれる業者がいたなら、お願いしていたと思います。

 これは大げさな金額ではありません。なぜなら、すでに時給換算で45万円を無駄にしてきた経緯、さらに今後無駄にしていたであろう時間を考慮すれば、それでも何十倍もの価値があります。

事務員一人分の生涯の人件費

マクロの無い時代であれば、この書類作成業務に事務員を雇わずにはいられなかったと思います。

 仮に、事務員の給料を15万円/月として、10年間雇用したとすれば・・・1800万円

のコストカットになります。

 

 また従業員は一度雇ってしまうと、こちらの都合で簡単に解雇する事はできません。

一人の人生を会社が背負う事になるわけですからね。

 

 そのリスクを回避できた事というのは、想像もつかない程の価値であると思います。

間違えてはいけないというプレッシャーや無駄にかかっていたエネルギーからの解放

私は、そもそも非常に集中力がなく、ヒューマンエラーの塊のような人間です。契約書を手書きしていたころは、一枚の書類を3回も、4回も書き直す事がしばしばありました。完成しかけの契約書の最後の最後で間違えたときの、イライラは、時に気が狂うほどの作業でした。

 このシステムが完成してからは、そういった、手書きのプレッシャーからも解放され、簡単に見直し、修正が可能になりました。

 最初に入力したものさえ確認すれば、あとは間違えようがないので、これほど頼りになる従業員はいません。 

システムを自分で組めるようになった事で将来的に発生する価値

 今回一つのシステムを完成させたとはいえ、現段階では、マクロを使いこなせるレベルではありません。

 

しかし、今後「こんなものが作りたい」と思えば、

 「ググれば多分できる」

という自信が生まれました。

 

 今後、輸出用の書類の作成なども、マクロを使ってやりたいと思っています。

マクロが使えるようになったことで、事業を拡大させるきっかけに・・・

最近では、日常の雑用に追われ、これ以上仕事を増やす事で、お客さんに迷惑をかけるような重大ミスをしそうで、これ以上の事業の拡大をするかしないか、迷いを持っていました。

かと言って、従業員を増やす事は大きなリスクになり、事業全体が進むべき方向性を決めかねていました。

 しかし、一番時間と集中力のいる作業がこのマクロのおかげで、極端に効率化されました。

そのおかげで、今後迷いなく、さらなる事業拡大に突き進む覚悟と意欲が沸き上がってきました。

あなたにオススメすること

あなたがもし、エクセルを日常で開いているなら、

 マクロは絶対に使えるようになった方がいいです。

 

「今は必要ない」

 と思っていても、

 

「マクロを使えばこんなことができるかも・・・」

と、その可能性を知るだけでも、

 

 事務作業に関する世界観が確実に変わります。

 

少しでも興味のある人は、吉井先生の個人レッスンを受けてみましょう。

素牛先生の個人レッスンを受ける前の注意点

まず、ある程度「こんなものを作りたい」という物を整理しておいた方がいいでしょう。

 ただ、漠然とマクロの講座を受けても、それが何の役に立つのかわからず、やる気をなくしてしまう可能性があります。

 学生時代、何の役に立つのかわからない因数分解を教え込まれ、数学自体が嫌いになってしまったように、マクロ全体にアレルギーを持ってしまいかねません。

 目的があれば、マクロがいかにシンプルで、どれ程すごいものなのかを、即座に味わう事ができます。

あと、

 マクロにのめり込むと、先生が必要なものをポンポンと出してくれるので、

レッスンの最後には、先生がドラえもんに見えてくる禁断症状が現れます。気を付けてください。

 

 吉井先生は、サラリーマン時代にマクロを使いこなしており、その技術たるや、超一級品ですが、

エクセルやマクロのサービスはまだまだ始めたばかり。

 

 今は、格安で個人レッスンを受けられますが、

通常、こんな金額で受けられるような、内容ではありません。

 

 あまりにも嬉しすぎたので、こんなくどい記事を書きましたが、

別に私はさくらでもなんでもありませんし、先生から依頼されたわけでも、お金をもらっているわけでもありません。

 

 ただ、スーパー掘り出し物を掘り出した、第一発見者として、自慢しているだけです。

先生は、恐らくあっという間に有名になって、個人レッスン料も、あっという間に跳ね上がる事が予想されるので、相談するなら、今のうちですよ。